档案信息化有哪些现实意义?

发布时间:2017-05-24 16:42:00

档案信息化是指依照国家档案行政管理部门的统一规划和组织,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务,加速实现档案管理现代化的进程。简而言之,档案信息化就是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。在这个过程中需要不断地将现代信息技术应用于各个档案部门,从而极大地提高档案管理和利用的信息化水平。 依照上述概念,可以将档案信息化的现实意义总结如下:

1. 档案信息化有助于企事业单位更好地收集和管理档案。 大型企事业单位每年都要产生很多档案资料,经年累月,这些档案资料的数量非常庞大,难于收集管理。但这些档案涉及文档、科技、合同等各种重要信息,这些信息忠实的记录了立档单位的发展历史,对立档单位有着极其重要的意义。实行档案的信息化管理后,有助于企事业单位更好的收集和管理这些信息资料。

2. 方便二次利用、提高利用率。 一般的单位形成的档案,总是要隔一年才整理完毕,但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的,这在一定程度上影像了档案的利用效率;同时既已形成的档案,利用起来也是相当的麻烦。首先需要进行登记,然后要在浩瀚如烟海的档案中查找,这个过程中不可避免的要造成损坏,而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅,档案的利用效率极低。而档案管理实现信息化之后,档案可以在内部网上实现共享,极大地提高了档案利用率。

3. 可以解决档案损坏、丢失的问题。 传统方式依靠人员手工方式收集档案、借阅实体档案,不可避免会造成许多重要档案的丢失和损坏。计算机的管理可以避免重要档案在这个过程中的损坏及丢失。

4. 有利于形成完整的档案信息网络。 纸质的实体不能形成信息网络,对于档案管理、统计、对外交流产生很大的障碍,同时大大降低了立档部门的工作效率。而档案信息化的建立可以使立档单位形成一个完整的档案信息化网络,提高档案管理的便捷性以及立档单位的工作效率。

5. 形成电子信息资源中心。 电子档案管理系统的建设可以加快js金沙所有网址与国际接轨的步伐,同时形成单位的电子信息资源中心。


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