轨道交通企业档案管理的机遇与挑战

发布时间:2021-09-15 15:13:20

导语:当前,全国在大力推进数字经济发展,国有企业也开始启动数字化转型,企业数字化转型是时代发展的必然趋势。

当前,全国在大力推进数字经济发展,国有企业也开始启动数字化转型,企业数字化转型是时代发展的必然趋势。2020年9月,国务院国资委印发《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》,明确国有企业数字化转型的基础、方向和重点,掀开了国有企业数字化转型的新篇章,为企业数字化转型工作提供了基本遵循和工作指导。轨道交通工程投资体量大、建设周期长、涉及的单位多专业广,每条线形成的文件超过30万件,涉及上百个参建单位,一条线路仅建设阶段就产生超过30万件应归档文件,且类目众多、载体多样。近年来,国有企业大力推动信息技术创新应用,加快推进企业数字化,为数字化转型工作奠定了良好基础。轨道交通企业必将走在数字化转型前列,成为企业数字化转型的排头兵。档案管理工作作为企业管理的重要内容及重点工作,在企业数字化转型中,需从档案管理的层面出发,应用新兴数字化技术实现业务升级,在顶层设计过程中就要考虑档案管理的定位及功能,使得企业在数字化转型后,能够实现文件材料自动集成归档。

轨道交通企业档案数字化工作现状

轨道交通工程原生电子档案较少。一直以来,轨道交通企业在工程档案收集方面注重对施工单位进行培训和监督指导,以更好地促进工程档案收集的规范有序,但是以纸质档案为主。例如图纸,还是以纸质蓝图为主,施工单位从图纸的分发到竣工图,都是在纸质蓝图上盖章、签名,并对纸质蓝图进行归档。虽然在设计层面已有BIM(建筑信息模型)等技术的操作,但在图纸分发、施工阅图等后续流程中缺乏相应的系统支撑,而且众多施工工点中有上百个单位参与建设,缺乏统一的系统管理,无法实施全流程电子化。另外,在施工过程中使用的施工记录表、产品合格证明等材料也受场地限制或须由第三方出具等原因,轨道交通工程档案还是多以纸质档案为主,然后再通过扫描进行电子化归档。

传统档案数字化后,其数据信息未能得到最大化利用。传统档案的数字化都是通过扫描转为电子文件,然后进行著录保存,未能深入开发利用档案中包含的有效数据。借阅使用时也需通过查找目录进行人工判别,影响到档案的利用效率和效果,大部分纸质档案的价值未能得到充分挖掘。

专用档案系统未能与业务系统连通。随着信息技术的发展,业务部门建成了自己的业务系统,但大多数系统是基于推进业务数字化办公考虑,未将产生的电子文件形成归档等档案管理方式考虑在内,业务系统档案与档案系统未能打通,导致归档工作中还是以纸质档案为主,这一定程度上影响了归档效率及后期利用效果。

线上线下同步操作归档流程较多。部分业务在该业务系统的操作过程中,存在线上线下填写归档信息时的重复操作问题,导致操作流程更加烦琐。例如在办公自动化系统中,有的条目存在日期、单位、文件名等多个内容,在归档过程中这些内容可以直接导入,不必重复输入登记。这些重复输入操作往往会影响归档效率。

轨道交通企业档案管理数字化转型的机遇

正因现在处于企业数字化转型的机遇期,轨道交通企业数字化过程中,档案工作的业务转型和价值提升也是必然趋势。在企业数字化的规划环节,就要在各业务数字化过程中考虑到如何通过人工智能、OCR文字识别、语音识别、区块链等新兴技术分析数据并更好地提供档案利用。

以业务系统数据归档推进档案资源数字化。在企业信息化过程中,为提高业务管理水平,大部分操作已经能够通过线上系统开展。在业务系统中,业务文件的原文、审批流程、修改过程等文件都能够从线上系统中形成。在轨道交通企业档案管理数字化转型过程中,要根据系统数据的形成特点对系统数据进行分析、整理、鉴别、分类并归档,便于后续查找利用。

超前确定数据归档方式。在企业数字化转型过程中,在各项业务开展之前就要确定好系统数据的归档方式。档案管理部门要主动对接业务部门,将归档要求、数据要求等严格落实到业务系统的建设过程中,以便于业务系统数据更加顺畅地推进至档案系统。档案系统做好接收、读取及整理方案,以便业务系统内容能及时归档,档案能随时借阅。

对存量档案进行数据化转换。传统档案数字化后,往往是以电子文件形式进行存档,但系统不能识别电子文档中的内容,只是通过简单的著录信息了解情况,因此不能充分发挥电子档案的潜在价值。因此,要制订详细计划,科学有序地对传统电子档案进行数据化,例如通过OCR文字识别、语音识别等技术提取档案内容,挖掘其中蕴含的重要数据信息,以更加充分地发挥档案价值。

系统形成后自动归档。轨道交通企业建设项目工程档案实现数字化转型后,可逐步实现流程精细化,使其在业务开展过程中就能随时归档。只要文件材料符合要求,通过系统的智能分析,即可自动推送到档案系统进行自动归档。从业务层面规范归档,简化归档流程,提高工作效率,支持企业发展,实现归档流程安全、有效、可控。

以档案业务流程数字化为基础升级档案管理。在数字化转型过程中,要以档案业务流程数字化为基础,对业务系统和推送系统进行档案业务流程数字化审批。对于纸质文件材料归档等流程均以数字化为基础进行推进,在档案的收、管、用流程数字化过程中,借助人工智能技术来减少重复劳动,减少人力审批环节,优化档案业务流程,提高档案查询利用效率。

将被动提供利用转变为主动提供知识服务。传统的档案利用方式通常需要先进行系统检索,但档案库房中可能有很多未进行数字化加工的档案,很容易忽视和遗漏。企业数字化转型中的档案利用工作,能够在所有档案转化为数据后,形成“档案数据湖”,通过分析用户的需求和习惯,及时精准地向特定用户主动推送档案,提升用户体验。

自动生成专题档案库。借助系统对关联数据进行精准分析,按某一主题或关键词自动整合,从而生成多个专题档案库。

在轨道交通企业的数字化转型过程中,完善的数字化系统只是基础,只有引进数字化人才,组建专业的数字化团队,企业数字化转型工作才能得以有效实施,档案管理数字化转型才能真正服务企业发展。要加强人才培养,组建以熟悉档案业务又掌握先进数字技术的人才为重点的人才队伍,提升团队对新技术的应用能力和对数字档案的管理水平。

 

    原载于《中国档案报》2021913日 总第3730期 第三版


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